Como rellenar un libro de actas

¿Qué es el Libro de Actas?

Las pequeñas sociedades a veces omiten esta obligación que ademas ahora tiene legalización telemática:

Todo empresario llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de inventarios y Cuentas Anuales, y un libro Diario (Art. 25 Código de Comercio).
Las sociedades Mercantiles llevarán también un libro o libros de Actas (Art. 26 Código de Comercio).
Las sociedades Anónimas deberán llevar además de todos los libros anteriores el libro Registro de Acciones Nominativas (cuando proceda). Las Sociedades de Responsibilidad Limitada,"S.L", todos los libros anteriormente citados, pero en lugar del libro de Acciones Nominativas llevarán el libro Registro de Socios (Art. 27 y 28 del Código de Comercio). Las Sociedades unipersonales llevaran un libro-Registro de Contratos (Art. 128 L.S.L.).

En resumen y con palabras coloquiales son la redacción de las reuniones y los acuerdos de las mismas de los órganos colegiados de las sociedades (aunque solo exista un socio ojo), el ejemplo mas claro que todos comprenderán es el acta de aprobación de las cuentas anuales, de hecho cuando entregamos las cuentas en el registro, adjuntamos una certificación de la existencia de esa acta aprobándola por los socios que procedan, sin embargo se da la paradoja de que certificamos la existencia de un acta que no hemos formalizado.

La importancia de este documento no suele existir hasta que surge un problema, entre socios por ejemplo.

¿Qué menciones deben recogerse en un Acta?

Queda regulado en el Reglamento del Registro Mercantil:

Artículo 97: Contenido del acta

1.ª Fecha y lugar del territorio nacional o del extranjero en que se hubiere celebrado la reunión.

2.ª Fecha y modo en que se hubiere efectuado la convocatoria, salvo que se trate de Junta o Asamblea universal. Si se tratara de Junta General o Especial de una sociedad anónima, se indicarán el «Boletín Oficial del Registro Mercantil» y el diario o diarios en que se hubiere publicado el anuncio de convocatoria.

3.ª Texto íntegro de la convocatoria o, si se tratase de Junta o Asamblea universal, los puntos aceptados como orden del día de la sesión.

4.ª En caso de Junta o Asamblea, el número de socios concurrentes con derecho a voto, indicando cuántos lo hacen personalmente y cuántos asisten por representación, así como el porcentaje de capital social que unos y otros representan. Si la Junta o Asamblea es universal, se hará constar, a continuación de la fecha y lugar y del orden del día, el nombre de los asistentes, que deberá ir seguido de la firma de cada uno de ellos.
En caso de órganos colegiados de administración, se expresará el nombre de los miembros concurrentes, con indicación de los que asisten personalmente y de quienes lo hacen representados por otro miembro.

5.ª Un resumen de los asuntos debatidos y de las intervenciones de las que se haya solicitado constancia.

6.ª El contenido de los acuerdos adoptados.

7.ª En el caso de Junta o Asamblea, la indicación del resultado de las votaciones, expresando las mayorías con que se hubiere adoptado cada uno de los acuerdos.
Si se tratase de órganos colegiados de administración, se indicará el número de miembros que ha votado a favor del acuerdo.
En ambos casos, y siempre que lo solicite quien haya votado en contra, se hará constar la oposición a los acuerdos adoptados.

8.ª La aprobación del acta

2. Las decisiones del socio único se consignarán en acta, que se extenderá o transcribirá en el Libro de actas correspondiente, con expresión de las circunstancias 1.ª y 6.ª del apartado anterior, así como si la decisión ha sido adoptada personalmente o por medio de representante.

Artículo 98 Lista de asistentes a las Juntas o Asambleas

1. La lista de asistentes figurará al comienzo de la propia acta o se adjuntará a ella por medio de anejo firmado por el Secretario, con el Visto Bueno del Presidente.


Para facilitar el trabajo de muchos, iré añadiendo ejemplos con los casos mas frecuentes para que puedan descargarlos y utilizarlos según el caso.

Como hacer mi nomina si cobro como administrador de la sociedad

Actualizamos información con la reforma introducida por el gobierno a finales del 2014:

 1. IRPF: Reducción de las retenciones del 42 al 35 por ciento

El porcentaje de retención e ingreso a cuenta sobre los rendimientos del trabajo que se perciban por la condición de administradores se reducirá del 42 al 35 por ciento.

Cuando los rendimientos procedan de entidades con  importe neto de la cifra de negocios inferior a 100.000 euros será del 19 por ciento.

Los porcentajes de retención e ingreso a cuenta se reducirán a la mitad cuando se trate de rendimientos obtenidos en Ceuta o Melilla que tengan derecho a la deducción en la cuota.

2. Impuesto sobre Sociedades: 

Ya se acabo la discusión sobre si eran deducibles o no del impuesto, a partir de ahora se consideran deducibles del impuesto sociedades. Con ello se zanja una horrible controversia que tenia en vilo a muchos administradores.

En este sentido, debemos tener en cuenta que la regulación mercantil cambia (LSC) y tenemos que añadir:

Los Estatutos sociales dispondrán el sistema de remuneración de los administradores por sus funciones de gestión y decisión, con especial referencia al régimen retributivo de los consejeros que desempeñen funciones ejecutivas.

Se  presume que el cargo de administrador es gratuito, excepto en las sociedades cotizadas, en las que operará la presunción de retribución del cargo. En estos casos, se someterá a la junta general de accionistas la aprobación de la política de remuneraciones, que tendrá carácter plurianual.

El importe máximo de la remuneración anual del conjunto de los administradores que cobren como tales deberá ser aprobado por la junta general.

Menciona también que deberá guardar proporción con la situación económica de la sociedad y ser razonable según sus resultados e importancia.

Hasta aqui las modificaciones respecto a personas que cobran como administradores, aquellos que tienen puesta una nomina como trabajadores por otras labores distintas, deberán guardar las mismas precauciones que ya mencionamos anteriormente. 

Devengo del IVA en las facturas del Administrador concursal

Recientemente algunas administraciones tributarias como la de Badajoz han comenzado una serie de revisiones en lo que al IVA devengado por los Administradores Concursales se refiere.

Para evitar problemas de IVA, es necesario ceñirse a las fechas de exigibilidad que establece el Real Decreto 1860/2004, de 6 de septiembre, por el que se establece el arancel de derechos de los administradores concursales y no a la fecha en la que se realiza el cobro de manera efectiva.

La Agencia Tributaria entiende que, dado que los honorarios se devengan con la aceptación del concurso, se devenga el IVA en ese momento. El problema viene cuando muchos honorarios no se cobran, o se cobran tarde, por falta de masa activa, y es entonces que los Administradores realizan la factura cuando se va a producir el cobro, aplicando de esta manera su particular criterio de caja. Hacienda está levantando actas por no ingresar, o ingresar tardíamente, el iva en estos casos.

También la AEAT también podría reclamar que se declaren las retribuciones en IRPF de acuerdo con el mismo criterio temporal anterior, aunque de momento no lo están haciendo. En caso de que ya os hayan reclamado por el IVA es recomendable complementar el IRPF andes del requerimiento por parte de la AEAT.

Para evitar este tipo de situaciones podéis optar por el criterio de caja os pongo un link util:
Preguntas frecuentes del criterio de caja

Por supuesto esto es aplicable no solo a los Administradores Concursales si no al resto de actividades.

La consulta vinculante que trata precisamente este caso la tenemos en el 2010 con numero V1819-10:
Consulta Vinculante Administrador Concursal

Entrada en vigor de la rebaja de las retenciones al 15% de algunos profesionales

El día 05-07-2014 se ha publicado en el BOE el texto de la reforma fiscal y entra hoy mismo en vigor.
En su momento se anunciaron dos medidas, que el tipo bajaría al 15% para los autónomos que ganasen menos de 12.000 y que el tipo del 21% pasaría a ser un 19%. Recordemos que hasta ahora los profesionales retenían todos el 21% (salvo los que aplicaban la reducción del 9% en sus dos primeros años).

Pues bien tras la publicación en el BOE nos encontramos con que el limite para aplicar el 15% no serán los 12.000€ anunciados si no 15.000€, siempre y cuenta, estas rentas supongan como mínimo el 75% de sus rentas totales, y se tomara de referencia el año 2013, es decir haber cumplido estos requisitos en el último ejercicio.

La normativa indica que los profesionales que vayan a incluir en sus facturas el tipo reducido deberán comunicar a sus clientes esta circunstancia, siempre que tengan estos que efectuares las retenciones. Esta comunicación deberá hacerse por escrito y los pagadores estarán obligados a conservar ese documento debidamente firmado para poder aplicar este nuevo tipo del 15%. Importante este punto ya que si los pagadores no conservan este papel y retienen un 15% a quien deberían de haber retenido un 21% entiendo que serán ellos los responsables de abonar la diferencia a la Hacienda Publica, mientras que de poseerlo, el responsable deberá de ser quien les aportase dicha información incorrecta.

A partir de ahora tendremos tres tipos de retención para los profesionales:  21% como tipo general, el reducido del 15% y el superreducido del 9% que aplican los profesionales durante los dos primeros años de actividad.

El resto de medidas anunciadas que se prevén entren en vigor para 2015 siguen sin ser publicadas por lo que desconocemos la redacción final que tendrán.

Anteproyecto LGT: Demuestra el gasto, la factura solo no será suficiente

Al leer el nuevo anteproyecto de la Ley General Tributaria nos pegamos con una sorpresa, os pongo tal cual la redacción del nuevo articulo 106:

 “4. Los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por
operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria,
mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente
operación que cumpla los requisitos señalados en la normativa tributaria.

Sin perjuicio de lo anterior, la factura no constituye un medio de prueba privilegiado respecto de la existencia de las operaciones, por lo que una vez que la Administración cuestiona fundadamente su efectividad, corresponde al obligado tributario aportar pruebas sobre la realidad de las operaciones. 

5. En aquellos supuestos en que las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o
las deducciones aplicadas o pendientes de aplicación tuviesen su origen en ejercicios prescritos, a
efectos de la acreditación de que aquellas resultan procedentes y de su cuantía, resultarán de
aplicación los medios de prueba a que se refiere el apartado 1, debiéndose aportar, en todo caso, las
liquidaciones o autoliquidaciones en que se incluyeron las mismas.

6. Una vez realizado el trámite de audiencia o, en su caso, el de alegaciones, no podrá incorporarse
al expediente ni ser tenida en cuenta más documentación acreditativa de los hechos en el
procedimiento de aplicación de los tributos o en la resolución de recursos o reclamaciones, salvo que
el obligado tributario demuestre la imposibilidad de haberla aportado antes de la finalización de dicho
trámite.”

Según esta nueva redacción la factura del gasto no es solo una prueba de que este ha sucedido realmente, es decir tenemos que poder probarle a hacienda por otro medio la realidad de la operación y la Administración nos lo cuestiona. ¿como pruebo determinados gastos? ¿Más inseguridad juridica? y lo que es peor ¿Significa esto que van a poder eliminarme los gastos según les parezca en ese momento sin que yo pueda oponerme a la nueva liquidación por que me faltaran medios de prueba?

Este nuevo punto nos presenta una oportunidad para que la Agencia previsiblemente decida en base a determinados parametros que cantidad de gasto nos acepta según que cosas, me explico, si somos una empresa que factura 150.000 euros al año, creerán razonable que te gastes en papelería X y si los superas mucho pues como no demuestres (difícil) que es verdad que adquiriste todo ese material pues podrían eliminartelo de las bases de calculo.

Comenzar desde ya a darle vueltas al coco para quedaros con pruebas añadidas de vuestros gastos siempre que estos sean medianamente considerables.

¿Estoy obligado a ser autónomo si soy administrador?

La respuesta es rapida: SI

Veamos el texto que podemos ver en la propia web de la seguridad social

http://www.seg-social.es/Internet_1/Trabajadores/Afiliacion/RegimenesQuieneslos10548/RegimenEspecialdeTr32825/index.htm

Quienes tienen que estar en el RETA (régimen especial de trabajadores autónomos):

• Quienes ejerzan funciones de dirección y gerencia que conlleva el desempeño del cargo de consejero o administrador, o presten otros servicios para una sociedad mercantil capitalista, a título lucrativo y de forma habitual, personal y directa, siempre que posean el control efectivo, directo o indirecto, de aquélla. Se entenderá, en todo caso que se produce tal circunstancia, cuando las acciones o participaciones del trabajador supongan, al menos, la mitad del capital social.

• Se presumirá, salvo prueba en contrario, que el trabajador posee el control efectivo de la sociedad cuando concurran algunas de las siguientes circunstancias:

1. Que, al menos la mitad del capital de la sociedad para la que preste sus servicios esté distribuido entre socios, con los que conviva, y a quienes se encuentre unido por vínculo conyugal o de parentesco por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado.
2. Que su participación en el capital social sea igual o superior a la tercera parte del mismo.
3. Que su participación en el capital social sea igual o superior a la cuarta parte del mismo, si tiene atribuidas funciones de dirección y gerencia de la sociedad.

Como podéis comprobar deja claro cuando estamos obligados. En el caso de una sociedad unipersonal directamente no queda duda.

Aun así para mas aclaración tenemos una consulta de la Tesorería que nos responde a una duda habitual: me jubilo y soy propietario de una empresa ¿Puedo ser administrador? ¿Tengo que seguir siendo autónomo?

http://portaljuridico.lexnova.es/doctrinaadministrativa/JURIDICO/50660/consulta-tgss-32011-de-9-de-febrero-administradores-de-sociedades-mercantiles-capitalistas-qu

Esta consulta responde todas nuestras dudas, aunque quizás para personas no especializadas sea un poco mas difícil de entender, es fundamental tener en cuenta las soluciones que a su vez nos presenta de manera indirecta.

Socio Laboralista vs Socio Capitalista: Las cuentas en participación

Uno de los grandes problemas cuando se unen un socio capitalista y uno laboralista es como regular esta situación. Una de las mayores pegas que se me han presentado con clientes es que pasado los periodos iniciales del negocio en el que el socio que aporta el capital es necesario, llega el momento en que este deja de ser fundamental para acabar siendo un lastre (ojo por que esto solo pasa en algunos casos).

Pongamos un ejemplo: dos personas deciden montar una tienda juntos. Uno va a poner el dinero y el otro el trabajo y la gestión, es decir el primero solo, y repito solo, pone el capital. Para tales efectos deciden montar una sociedad limitada con la mitad de las participaciones cada uno.

Al principio todo va bien, pero una vez avanza la relación corren el riesgo de que se de el siguiente escenario:

El negocio avanza lo suficiente y es prospero, los años pasan y el socio capitalista ya no es necesario por que no aporta nada al negocio al ser el laboralista el único gestor. Le ofrece al socio del capital pagarle el dinero que en su día dio más las ganancias que le correspondan, y este se niega, estando los dos obligados a entenderse en el futuro atados como en un matrimonio obligado o llegando a juicios o teniendo que romper la empresa dividiendo activos y perjudicando al negocio.

Por eso es muy importante que si sabemos que la relación no va a ser duradera a largo plazo y no hay interés en el negocio por la otra parte mas allá del aporte dinerario estudiemos a fondo figuras diferentes a la de la sociedad limitada a medias.

Una posibilidad muy en desuso pero útil para estos menesteres es la de la cuenta en participación. No es un prestamos si no una muestra de interés de un comerciante en la actividad del otro, que arriesga ese dinero en la empresa a cambio de una posible ganancia.

Las cuentas en participación vienen regulados en los artículos 239 a 243 del Código de Comercio en los siguientes términos:

- Podrán los comerciantes interesarse los unos en las operaciones de los otros, contribuyendo para ellas con la parte del capital que convinieren y haciéndose partícipes de sus resultados prósperos o adversos en la proporción que determinen.

- Las cuentas en participación no estarán sujetas en su formación a ninguna solemnidad, pudiendo contraerse privadamente de palabra o por escrito y probándose su existencia por cualquiera de los medios reconocidos en Derecho, conforme a lo dispuesto en el artículo 51.

- En las negociaciones de que tratan los dos artículos anteriores no se podrá adoptar una razón comercial común a todos los partícipes, ni usar de más crédito directo que el del comerciante que las hace y dirige en su nombre, y bajo su responsabilidad individual.

- Los que contraten con el comerciante que lleve el nombre de la negociación sólo tendrán acción contra él, y no contra los demás interesados, quienes tampoco la tendrán contra el tercero que contrató con el gestor, a no ser que éste les haga cesión formal de sus derechos.

- La liquidación se hará por el gestor, el cual, terminadas que sean las operaciones, rendirá cuenta justificada de sus resultados.

Como realizar el contrato:

- Puede contraerse verbalmente,pero es recomendable hacerlo ante notario o mínimo mediante acuerdo privado.

- Se señalará la clase de operaciones que comprende

- Se puede o no estipular un determinado plazo de duración de la participación.

- Se estipula la fecha en que se hará el reparto de resultados bien periódicamente (mensual, trimestral, etc.), bien al terminar la participación, así como la forma de hacer la distribución, tanto en relación con los beneficios como con las pérdidas, que pueden no guardar proporcionalidad con las cifras respectivas de los capitales, fijando la fórmula de su distribución y la manera de determinar el resultado.

En cuanto a las obligaciones de las partes, el que ofrece el capital está obligado a hacer su aportación, debiéndose mantener al margen de la gestión, que es competencia exclusiva del gestor. El sera partícipe de los resultados, sean positivos o negativos. El gestor está obligado a destinar la aportación al fin acordado, adquiriendo la titularidad de los bienes aportados y debiendo rendir cuentas de los resultado de las mismas. El gestor contrata y realiza las operaciones en nombre propio, no pudiendo utilizar el nombre del partícipe ni siquiera con el consentimiento de éste.