A menudo sucede que muchos autónomos dan por hecho que solo
existen obligaciones para las empresas y que ellos solo tienen que presentar
ciertos impuestos cada tres meses, y es más, la mayoría de las gestorías no
advierten sobre este importante punto.
¡Sorpresa! un día tienes una inspección y fíjate por donde
no era así. Resumo y os facilito la información
para que os pongáis al día y reviséis como lo estáis haciendo:
Lo primero es diferenciar entre tipo de autónomos (no hablo
de empresas):
Por estimación directa normal (sin recargo, pagas iva trimestrales,
irpf en función a beneficios…): en este caso tendrás que llevar libro diario,
inventario y cuentas anuales. Es el caso más complejo. Además el libro de
visitas.
Estimación directa simplificada (pagas recargo y irpf en función
a beneficios): Libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y
gastos, libro registro de bienes de inversión y libro de visitas.
Estimación objetiva (conocido por módulos): Libro de visitas
y según el caso libro de registro de bienes de inversión.
Veamos a continuación en qué consiste cada uno de ellos:
LIBRO DIARIO, INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES
Contabilidad, balances, inventario anual….si no tienes muy
buenos conocimientos es evidente que de esto se encargara tu gestoría. Tendrán
que estar legalizados anualmente, así que revisa que los tengas firmados y
pasados por el registro. Es común que muchas gestorías no hagan este trámite
por que consideren “que total…un autónomo”, pues de total nada, es obligatorio
y te puede suponer un gran problema no tenerlos.
LIBRO DE VISITAS
El Libro de visitas es un libro obligatorio para todos los autónomos
y empresas donde los inspectores de
trabajo anotan las diligencias que encuentran durante su visita a una empresa. No
importa si tienes trabajadores o solo estas tú, tienes que tenerlo de todas
maneras incluso si trabajas desde casa.
El libro de visitas se compra en papelerías y se solicita a
la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social que te lo selle. Cada
folio del libro de visitas esta por duplicado, para que cuando los inspectores puedan
quedarse con copia cuando anoten en el.
Una vez completado debes conservarlo durante cinco años una
vez lo agotas (salvo que recibas visitas de inspectores constantes esto tardara
años en suceder o puede que incluso se jubiles antes).
LIBRO DE REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN
Anotara los bienes de inmovilizado que se amortizaran y será
obligatorio si estas en modulo si aplicas incentivos por inversión. En el enlace que te indico a continuación podrás
ver un ejemplo de la información que ha de contener por si deseas en vez de
comprarlo en una papelería ya preparado hacerlo tú mismo en Excel:
Como no se suelen hacer inversiones en las pymes todos los días,
se suele optar por Excel o Word, pero de esa forma corremos el riesgo de
olvidar realizar las anotaciones, y si nos lo pide Hacienda, acuérdate tú de lo
que compraste hace 3 años. Por esa razón recomiendo el formato papel, parece
que resulta más chivato a nuestros ojos y memoria.
LIBRO DE REGISTRO DE COMPRAS Y GASTOS
Indicaras diariamente cada compra y cada gasto que se efectúe
en tu empresa dejando claro el numero de anotación, fecha, proveedor, concepto
claro (no sirve que pongamos “gasto corriente” tendremos que indicar si es una
carretilla o material publicitario, será tan fácil como utilizar la definición en
factura), base imponible del precio e I.V.A.
Aquí tenemos muchas opciones, la mas cómoda es utilizar un
programa informático en nuestro negocio en que lo anotemos todos, tanto compras
como ventas, que funcione con nuestra caja y que nos realice las facturas, de
esa forma y llevando correctamente el inventario en el software este nos permitirá
imprimir este libro sin complicaciones (y además nos ayudara a hacer inventario
a final de año).
De lo contrario tendrás que tomarte la molestia de realizar
las anotaciones tu a mano e imprimir una vez cada trimestre las hojas que sea
para ir archivándolas.
LIBRO DE REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS
Exactamente igual que el anterior pero con nuestras ventas
(u otro tipo de ingresos), como puede ser muy tedioso vuelvo a recomendar el
uso de algún programa. Por cierto no vale inventárselo al tun tun (que es más común de la cuenta) por
que si tienes una inspección tres años más tarde tu memoria no te permitirá echarle
imaginación suficiente, y deberá de existir una correlación con las compras (no
puedes vender más de lo que compraste por ejemplo) y con los pagos con tarjeta.
Ni decir que debe de ser de donde extraigamos los datos para nuestros
impuestos.
No entrare en los libros del autónomo por estimación directa
normal (diario, cuantas anuales, inventario…) por que doy por hecho que no podrás
confeccionarlos tu, revisa su existencia ya que si habrás de firmarlos y
presentarlos para su registro cada año. A los que estáis en módulos a pesar de la no obligatoriedad, os recomendamos llevar siempre el de gastos y el de ingresos por que ante cualquier inspección, revisión de uso interno, necesidad de acreditar ingresos o perdidas por la razón que sea nos sera herramienta imprescindible.
Aparte de los libros contables, relacionados , las empresas y autonomos en regimen no simplificado (directo) deberán llevar los siguiente libros:
o Libro registro de facturas emitidas.
o Libro registro de facturas enviadas.
o Libro registro de bienes de inversión.
Aparte de los libros contables, relacionados , las empresas y autonomos en regimen no simplificado (directo) deberán llevar los siguiente libros:
o Libro registro de facturas emitidas.
o Libro registro de facturas enviadas.
o Libro registro de bienes de inversión.
