Tipos de libros obligatorios para los autonomos y como llevarlos

A menudo sucede que muchos autónomos dan por hecho que solo existen obligaciones para las empresas y que ellos solo tienen que presentar ciertos impuestos cada tres meses, y es más, la mayoría de las gestorías no advierten sobre este importante punto.

¡Sorpresa! un día tienes una inspección y fíjate por donde no era así.  Resumo y os facilito la información para que os pongáis al día y reviséis como lo estáis haciendo:

Lo primero es diferenciar entre tipo de autónomos (no hablo de empresas):

Por estimación directa normal (sin recargo, pagas iva trimestrales, irpf en función a beneficios…): en este caso tendrás que llevar libro diario, inventario y cuentas anuales. Es el caso más complejo. Además el libro de visitas.

Estimación directa simplificada (pagas recargo y irpf en función a beneficios): Libro registro de ventas e ingresos, libro registro de compras y gastos, libro registro de bienes de inversión y libro de visitas.

Estimación objetiva (conocido por módulos): Libro de visitas y según el caso libro de registro de bienes de inversión.

Veamos a continuación en qué consiste cada uno de ellos:

LIBRO DIARIO, INVENTARIO Y CUENTAS ANUALES

Contabilidad, balances, inventario anual….si no tienes muy buenos conocimientos es evidente que de esto se encargara tu gestoría. Tendrán que estar legalizados anualmente, así que revisa que los tengas firmados y pasados por el registro. Es común que muchas gestorías no hagan este trámite por que consideren “que total…un autónomo”, pues de total nada, es obligatorio y te puede suponer un gran problema no tenerlos.

LIBRO DE VISITAS

El Libro de visitas es un libro obligatorio para todos los autónomos y  empresas donde los inspectores de trabajo anotan las diligencias que encuentran durante su visita a una empresa. No importa si tienes trabajadores o solo estas tú, tienes que tenerlo de todas maneras incluso si trabajas desde casa.

El libro de visitas se compra en papelerías y se solicita a la Inspección Provincial de Trabajo y Seguridad Social que te lo selle. Cada folio del libro de visitas esta por duplicado, para que cuando los inspectores puedan quedarse con copia cuando anoten en el.

Una vez completado debes conservarlo durante cinco años una vez lo agotas (salvo que recibas visitas de inspectores constantes esto tardara años en suceder o puede que incluso se jubiles antes).

LIBRO DE REGISTRO DE BIENES DE INVERSIÓN

Anotara los bienes de inmovilizado que se amortizaran y será obligatorio si estas en modulo si aplicas incentivos por inversión.  En el enlace que te indico a continuación podrás ver un ejemplo de la información que ha de contener por si deseas en vez de comprarlo en una papelería ya preparado hacerlo tú mismo en Excel:

http://www.gabilos.com/comosehace/LibrosEmpresarios/libro_registro_bienes_inversion.htm

Como no se suelen hacer inversiones en las pymes todos los días, se suele optar por Excel o Word, pero de esa forma corremos el riesgo de olvidar realizar las anotaciones, y si nos lo pide Hacienda, acuérdate tú de lo que compraste hace 3 años. Por esa razón recomiendo el formato papel, parece que resulta más chivato a nuestros ojos y memoria.

LIBRO DE REGISTRO DE COMPRAS Y GASTOS    

Indicaras diariamente cada compra y cada gasto que se efectúe en tu empresa dejando claro el numero de anotación, fecha, proveedor, concepto claro (no sirve que pongamos “gasto corriente” tendremos que indicar si es una carretilla o material publicitario, será tan fácil como utilizar la definición en factura), base imponible del precio e I.V.A.  

Aquí tenemos muchas opciones, la mas cómoda es utilizar un programa informático en nuestro negocio en que lo anotemos todos, tanto compras como ventas, que funcione con nuestra caja y que nos realice las facturas, de esa forma y llevando correctamente el inventario en el software este nos permitirá imprimir este libro sin complicaciones (y además nos ayudara a hacer inventario a final de año).

De lo contrario tendrás que tomarte la molestia de realizar las anotaciones tu a mano e imprimir una vez cada trimestre las hojas que sea para ir archivándolas.

LIBRO DE REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS

Exactamente igual que el anterior pero con nuestras ventas (u otro tipo de ingresos), como puede ser muy tedioso vuelvo a recomendar el uso de algún programa. Por cierto no vale inventárselo al  tun tun (que es más común de la cuenta) por que si tienes una inspección tres años más tarde tu memoria no te permitirá echarle imaginación suficiente, y deberá de existir una correlación con las compras (no puedes vender más de lo que compraste por ejemplo) y con los pagos con tarjeta. Ni decir que debe de ser de donde extraigamos los datos para nuestros impuestos.

No entrare en los libros del autónomo por estimación directa normal (diario, cuantas anuales, inventario…) por que doy por hecho que no podrás confeccionarlos tu, revisa su existencia ya que si habrás de firmarlos y presentarlos para su registro cada año. A los que estáis en módulos a pesar de la no obligatoriedad, os recomendamos llevar siempre el de gastos y el de ingresos por que ante cualquier inspección, revisión de uso interno, necesidad de acreditar ingresos o perdidas por la razón que sea nos sera herramienta imprescindible.

Aparte de los libros contables, relacionados , las empresas y autonomos en regimen no simplificado (directo) deberán llevar los siguiente libros:

o Libro registro de facturas emitidas.
o Libro registro de facturas enviadas.

o Libro registro de bienes de inversión.